Desafio
Com a agenda crescendo, a recepção da Clínica Mais Saúde operava 100% no manual. Isso gerava sobrecarga, perdas de horário, falhas em confirmações e pacientes sem resposta em horários de pico. O no-show impactava a receita e criava ociosidade de profissionais.
Solução
Implementamos o Assistente Smart no WhatsApp para capturar solicitações, realizar pré-triagem, agendar/remarkar, enviar lembretes e coletar confirmações em linguagem natural. O fluxo integra com o sistema interno e aplica regras de horários, convênios e prioridades.
O que entrou no MVP
- Captura de demanda 24/7 com linguagem humanizada.
- Assistente sugerindo janelas disponíveis conforme regras.
- Lembretes automáticos com confirmação (Y/N) e reoferta de horários.
- Triagem inicial: motivo, convênio/particular e urgência.
- Painel de exceções para a recepção atuar só quando necessário.
Resultados
Em 90 dias, a clínica registrou +38% de comparecimento e 90% dos agendamentos passaram a ocorrer sem operação manual. O tempo médio de resposta caiu para segundos, com mensagens consistentes e rastreáveis.
— Dra. Ana, Diretora
Como funciona (por trás dos bastidores)
- O paciente inicia conversa no WhatsApp.
- O Assistente identifica o motivo, checa disponibilidade e sugere horários.
- Confirmação, remarcação ou cancelamento ocorrem no próprio chat.
- Lembretes com confirmação reduzem faltas e redistribuem horários vagos.
- Casos fora de regra viram “tarefas” para a recepção em um painel simples.
Entrevista com a Diretora, Dra. Ana
Qual era a dor principal antes da automação?
Dra. Ana: A recepção não dava vazão. Perdíamos horários por falta de confirmação e pacientes ficavam sem retorno em horários cheios.
O que mais surpreendeu na adoção do Assistente Smart?
Dra. Ana: A fluidez. O paciente sente que está conversando com alguém da equipe, mas com disponibilidade imediata.
Como a equipe recebeu a mudança?
Dra. Ana: Houve alívio. O time passou a focar no que exige contato humano: acolhimento presencial e casos complexos.
Quais indicadores você acompanha?
Dra. Ana: Comparecimento, taxa de confirmação, tempo de resposta e reaproveitamento de horários cancelados.
Uma lição para outras clínicas?
Dra. Ana: Comece com um MVP claro e treine o assistente com os casos mais comuns. Pequenas regras fazem grande diferença.
